Zgłoszenie przewozu w systemie SENT powstaje z danych pochodzących z kilku źródeł i przechodzi przez ręce kilku podmiotów, dlatego pomyłki zdarzają się nawet w firmach z wieloletnią praktyką. Obowiązek wynika z ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi i obejmuje podmiot wysyłający, przewoźnika oraz podmiot odbierający. Część błędów ujawnia się od razu, przy odrzuceniu komunikatu przez rejestr, ale najkosztowniejsze wychodzą dopiero podczas kontroli drogowej albo przy próbie zamknięcia zgłoszenia. Możliwość ich naprawy zależy od etapu przewozu, ponieważ zakres dopuszczalnej aktualizacji zawęża się z każdą godziną. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy w zgłoszeniach SENT, sposoby ich naprawy oraz rozwiązania organizacyjne, które ograniczają ich powtarzalność.
Dlaczego przewóz bywa błędnie uznany za niepodlegający zgłoszeniu?
Pierwsza pomyłka powstaje jeszcze przed otwarciem formularza, gdy firma z góry zakłada, że dany transport nie podlega obowiązkowi zgłoszenia. Podstawą jest ustawa z dnia 9 marca 2017 r. o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi, a szczegółowy wykaz towarów objętych monitorowaniem określa rozporządzenie Ministra Finansów. Wykaz ten był już wielokrotnie zmieniany i rozszerzany, więc ustalenia sprzed roku nie muszą odpowiadać stanowi obecnemu. Poza paliwami, olejami opałowymi, alkoholem etylowym i suszem tytoniowym monitorowaniem objęto również odzież i obuwie, co dla wielu firm oznaczało pierwsze zetknięcie z systemem. Zakres tego obowiązku był następnie nowelizowany, dlatego opieranie się na pierwotnym brzmieniu przepisów prowadzi dziś do pomyłek w obie strony. Bezpieczniejsze od jednorazowego ustalenia jest cykliczne porównanie własnej kartoteki towarowej z aktualnym wykazem.
Druga grupa pomyłek dotyczy progów i sposobu ich liczenia. O powstaniu obowiązku decyduje nie tylko kod CN, ale też masa brutto przesyłki, liczba sztuk albo pojemność opakowania jednostkowego, zależnie od grupy towarowej. Przy przesyłkach mieszanych progi odnoszą się do całej przesyłki, a nie do poszczególnych pozycji, co bywa pomijane przy kompletowaniu ładunku z kilku zamówień. Zdarza się też sytuacja odwrotna, gdy przedsiębiorca zgłasza przewóz mimo wyłączenia, zakładając, że nadmiar zgłoszeń nie zaszkodzi. Zbędne zgłoszenie również trzeba obsłużyć do końca, czyli zaktualizować i zamknąć, więc tworzy ono realne ryzyko operacyjne. Ocena, czy przewóz podlega SENT, powinna zapadać w jednym miejscu w firmie i opierać się na kodzie CN, a nie na profilu działalności.
Jakie pomyłki w kodzie CN i opisie towaru zdarzają się najczęściej?
Nieprawidłowy kod CN to najczęstszy błąd merytoryczny w zgłoszeniach SENT i jednocześnie najtrudniejszy do wychwycenia po fakcie. Kod bywa przepisywany z faktury zagranicznego kontrahenta, która nie musi odpowiadać stosowanej w Polsce klasyfikacji, albo dobierany zbyt ogólnie, na poziomie działu zamiast pełnej pozycji. Konsekwencją jest zgłoszenie formalnie kompletne, lecz opisujące inny towar niż faktycznie przewożony, co kontrola wykazuje bez trudu. Podobnie działa zbyt lakoniczny opis przewożonego towaru, który nie pozwala powiązać ładunku z dokumentem przewozowym. Pomyłki dotyczą również jednostek, gdy ta sama pozycja podawana jest raz w kilogramach, raz w litrach, a przy paliwach dodatkowo w warunkach odniesienia innych niż rzeczywiste. Każda z tych rozbieżności wymaga później aktualizacji danych, a część ujawnia się dopiero podczas kontroli w trasie.
Ograniczeniu tych pomyłek najskuteczniej służy przeniesienie powtarzalnych czynności z człowieka na oprogramowanie. Kod CN, jednostkę i typową masę opakowania przypisuje się wtedy do kartoteki towarowej raz, po weryfikacji, a przy każdym kolejnym zgłoszeniu dane podstawiają się samoczynnie. Automatyczne reguły walidacji sprawdzają kompletność i format pól jeszcze przed wysyłką, przez co zgłoszenie z pustą lub nietypową pozycją nie trafia do rejestru, a opis takiego rozwiązania dostępny jest pod adresem https://kdcpdigital.pl/pl/sent/. Integracja z systemem ERP usuwa etap ręcznego przepisywania danych i numerów, na którym powstaje większość literówek w kodach i ilościach. Automatyczne wczytywanie zgłoszeń założonych przez kontrahenta sprawia, że są one widoczne we własnym panelu od razu, a nie dopiero w chwili kontroli. Sama klasyfikacja pozostaje decyzją człowieka, dlatego przy towarach z pogranicza wykazu warto wskazać osobę rozstrzygającą wątpliwości, zapisać uzasadnienie przyjętego kodu i w razie potrzeby wesprzeć się opinią doradcy.
Co zrobić, gdy błąd wyjdzie już po wysłaniu zgłoszenia?
Zgłoszenie wysłane z błędem nie jest sytuacją bez wyjścia, ale zakres możliwych działań zależy od etapu, na jakim znajduje się przewóz. Dopóki towar nie został dostarczony, część danych podlega aktualizacji, w tym dane środka transportu, numer lokalizatora, planowana data zakończenia przewozu oraz miejsce dostarczenia. Aktualizacja jest odrębną czynnością, a nie poprawieniem pierwotnego formularza, i powinna nastąpić niezwłocznie po zaistnieniu zmiany. Inaczej traktowane są dane identyfikujące strony i przedmiot przewozu, których po rozpoczęciu przewozu zwykle nie da się już swobodnie zmienić. W takiej sytuacji właściwe bywa anulowanie zgłoszenia i wysłanie nowego, o ile transport jeszcze się nie zaczął. Odkładanie tej decyzji jest najgorszym wariantem, ponieważ z każdą godziną maleje liczba dostępnych rozwiązań.
Osobnym przypadkiem jest zgłoszenie, którego przewóz w ogóle nie doszedł do skutku albo odbiorca odmówił przyjęcia towaru. Pozostawienie takiego wpisu otwartego jest błędem, który ujawnia się dopiero przy przeglądzie rejestru albo w trakcie kontroli. Zależnie od sytuacji stosuje się anulowanie zgłoszenia przed rozpoczęciem przewozu albo jego zamknięcie z odnotowaniem, że towar nie został odebrany, wraz z podaniem przyczyny. Przy zgłoszeniach zbiorczych sprawa jest bardziej złożona, bo zmiana po stronie jednego odbiorcy wpływa na pozostałe pozycje i na sumaryczną ilość. Praktyczną zasadą jest niekończenie dnia pracy z otwartymi zgłoszeniami, których statusu nikt nie potrafi wyjaśnić. Krótki opis przypadków nietypowych, sporządzony raz i dostępny dla całego zespołu, oszczędza później godzin telefonów.
Dlaczego zgłoszenia tracą ważność przed zakończeniem przewozu?
Zgłoszenie ma ograniczony okres ważności, po którym numer referencyjny przestaje uprawniać do wykonania przewozu. Firmy planujące transport z dużym wyprzedzeniem wysyłają zgłoszenie zbyt wcześnie, a następnie realizują przewóz po upływie tego terminu. Podobnie kończy się przedłużająca się awaria pojazdu, postój w oczekiwaniu na rozładunek albo przesunięcie załadunku o kilka dni. Kontrola stwierdza wtedy przewóz bez ważnego zgłoszenia, mimo że firma dopełniła formalności i działała w dobrej wierze. Rozwiązaniem jest powiązanie momentu wysyłki zgłoszenia z realnym harmonogramem, a nie z chwilą przyjęcia zamówienia, oraz sprawdzenie ważności numeru referencyjnego przed wyjazdem. Przy dłuższych przestojach konieczne bywa anulowanie dotychczasowego wpisu i dokonanie zgłoszenia od nowa przed rozpoczęciem przewozu.
Jakie błędy powstają przy przekazywaniu danych geolokalizacyjnych?
Obowiązek przekazywania aktualnych danych geolokalizacyjnych środka transportu bywa traktowany jako czynność techniczna kierowcy, co prowadzi do powtarzalnych pomyłek. Najczęstsza polega na uruchomieniu lokalizatora dopiero po ruszeniu w trasę, podczas gdy dane powinny płynąć od rozpoczęcia przewozu na terytorium kraju. Druga dotyczy urządzeń, które zapisują położenie we własnej pamięci, ale nie wysyłają go do rejestru, przez co w systemie nie pojawia się nic. Zdarza się też przypisanie do zgłoszenia numeru urządzenia z innego pojazdu albo numeru, który nie został wcześniej zarejestrowany. Zewnętrzne systemy lokalizacji wymagają odrębnej rejestracji, a sam fakt posiadania lokalizatora nie oznacza jeszcze poprawnej konfiguracji. Sprawdzenie na portalu PUESC, czy pozycja pojazdu jest widoczna, zajmuje chwilę i wyklucza najbardziej kosztowną kategorię naruszeń.
Trzecim wariantem jest przerwa w nadawaniu, wynikająca z braku zasięgu, rozładowania urządzenia albo odłączenia zasilania podczas postoju. Przepisy przewidują dla takich sytuacji określony sposób postępowania, a jego pominięcie zamienia usterkę techniczną w naruszenie obowiązków. Problem pojawia się także przy zmianie ciągnika w trakcie przewozu, gdy nowe dane środka transportu objętego zgłoszeniem nie trafiają do rejestru. Kierowcy rzadko mają dostęp do systemu, więc informacja musi wrócić do osoby obsługującej zgłoszenia, najlepiej jednym ustalonym kanałem. Krótka instrukcja opisująca, co zrobić przy awarii lokalizatora i komu to zgłosić, jest tańsza niż wyjaśnianie luki w danych po fakcie. Warto ją przekazywać także podwykonawcom, ponieważ to ich pojazdy często wykonują przewozy objęte zgłoszeniem.
Kto odpowiada za błąd w zgłoszeniu przewozu towarów?
Rozłożenie odpowiedzialności bywa źródłem pomyłek samo w sobie, ponieważ każdy uczestnik odpowiada za własny zakres, a nie za całość zgłoszenia. Podmiot wysyłający lub odbierający odpowiada za dane handlowe i przedmiot przewozu, przewoźnik za dane pojazdu i przekazywanie położenia, a odbiorca za potwierdzenie dostawy. Przy przewozie rozpoczynającym się poza Polską obowiązek zgłoszenia spoczywa na innym podmiocie niż przy dostawie krajowej, co przy stałej współpracy bywa mylone. Założenie, że skoro zgłoszenia dokonał kontrahent, to własna firma nie ma już żadnych powinności, jest jednym z częstszych nieporozumień. Naruszenie obowiązków wynikających z ustawy SENT wiąże się z odpowiedzialnością administracyjną, a jej zakres zależy od tego, kto i którego obowiązku nie dopełnił. Uregulowanie tych kwestii w umowie przewozu porządkuje sytuację i ułatwia późniejsze rozliczenie między stronami.
Odrębną kategorią są błędy wynikające z braku właściwych uprawnień w systemie. Aby wysłać zgłoszenie, zaktualizować je i zamknąć, potrzebne jest konto na PUESC powiązane z podmiotem oraz upoważnienie obejmujące pełen zakres czynności w rejestrze. Firmy zakładają konto przed pierwszym przewozem, ale nie aktualizują listy osób upoważnionych, przez co przy nieobecności jednej osoby nikt nie może zamknąć zgłoszenia. Zdarza się też, że upoważnienie obejmuje wyłącznie składanie zgłoszeń, co blokuje pozostałe czynności w najmniej dogodnym momencie. Przy współpracy z odbiorcami, którzy nie obsługują rejestru samodzielnie, konieczne jest wcześniejsze ustalenie sposobu potwierdzania dostawy. Przegląd uprawnień powtarzany co kwartał zajmuje kilkanaście minut i eliminuje całą tę kategorię problemów.
Co najczęściej idzie źle przy zamknięciu zgłoszenia?
Przy zamknięciu zgłoszenia najczęstszym błędem jest potwierdzenie ilości zgodnej z dokumentem zamiast rzeczywiście odebranej. Rozbieżności między ilością zgłoszoną a przyjętą zdarzają się przy paliwach i gazie z przyczyn czysto fizycznych, a przepisy przewidują dla nich określony sposób oznaczenia dostawy. Zaznaczenie zgodności wbrew stanowi faktycznemu jest poważniejsze niż samo wystąpienie różnicy, ponieważ tworzy wpis niezgodny z rzeczywistością. Drugą pomyłką jest zwlekanie z potwierdzeniem, mimo że towar został rozładowany kilka dni wcześniej. Trzecią, najbardziej prozaiczną, jest nieprzekazanie odbiorcy numeru referencyjnego, przez co nie ma on czym zamknąć zgłoszenia. Wysyłka numeru wraz z dokumentami przewozowymi i krótka informacja o obowiązku odbiorcy usuwają większość takich sytuacji.
Jak ograniczyć liczbę błędów procedurą wewnętrzną?
Wspólną cechą opisanych pomyłek jest to, że powstają nie z nieznajomości przepisów, lecz z braku ustalonego trybu postępowania. Procedura wewnętrzna nie musi być obszerna, wystarczy, że wskazuje osobę odpowiedzialną za każdy etap, moment wykonania czynności oraz sposób postępowania w sytuacjach nietypowych. Uzupełnieniem jest krótka kontrola przed wysyłką, obejmująca porównanie zgłoszenia z dokumentem przewozowym, oraz codzienny przegląd wpisów niezamkniętych. Numery zgłoszeń, potwierdzenia i korespondencję warto przechowywać w jednym miejscu, bo to one stanowią dowód przy kontroli prowadzonej przez Krajową Administrację Skarbową. Szkolenie osób obsługujących zgłoszenia powinno obejmować nie tylko wypełnienie formularza, ale przede wszystkim aktualizację, anulowanie i zamknięcie zgłoszenia, czyli etapy, na których pomyłki są najkosztowniejsze. Przepisy dotyczące monitorowania przewozu towarów mogą się zmieniać i warto sprawdzić ich aktualny stan.